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Ce document est un guide pratique destiné à faciliter l’organisation de manifestations et à rendre plus accessible la réglementation des activités associatives occasionnelles, notamment celles accueillant du public. La conception et la réalisation de cet outil sont nées du constat suivant :
– Les manifestations sont souvent organisées sans concertation sur les dates avec les autres clubs et peuvent donc se faire concurrence entre elles.
– Les listes de membres de clubs, d’associations et personnalités locales sont souvent échangées entre clubs et associations. Mais ces listes :
• ne sont pas exhaustives,
• présentent des doublons
• ne sont pas toujours à jour.
• peuvent être la base d’envoi de mails non désirés (spam)
– L’organisation d’une manifestation implique de nombreux partenaires et prestataires : loueurs de salles et de matériels, traiteurs, assureurs…, et les différents prestataires nécessaires ne sont pas toujours facilement identifiables en particulier pour les locations de salles ou de matériels.
– La réglementation n’est pas toujours respectée et un rappel serait utile.
Le Lions Club « Guy de Laval » s’est fixé comme objectifs de créer les outils permettant de répondre à ces besoins sous la forme d’un guide d’organisation. Ce guide se présente sous deux aspects différents :
1° un livre comportant 3 parties :
– un annuaire des personnalités et des présidents d’associations
– un manuel d’organisation
– un annuaire des prestataires
2° un site internet composé de :
– un calendrier interactif des manifestations
– un moteur de recherche des prestataires
– des listings confidentiels des membres d’associations
La première partie du guide se compose de fiches thématiques. Ces fiches reprennent les grands types de manifestations occasionnelles organisées par les associations. Les fiches ont pour but de donner de manière synthétique les démarches à accomplir, les interlocuteurs à consulter, etc.
La deuxième partie reprend les différents aspects règlementaires qui peuvent se présenter lorsqu’une association organise une manifestation. Quelle règlementation s’applique lorsqu’on veut mettre en place une buvette ? Quelle règlementation pour assurer la sécurité des participants ?
Lorsque vous utiliserez ce guide, nous vous invitons tout d’abord à consulter les fiches thématiques pour bien repérer les démarches à accomplir. Puis, il sera indispensable de reprendre les différents points de réglementation afin d’organiser de la manière la plus sereine possible vos activités occasionnelles.
Une dernière partie située en annexe vous donnera les coordonnées et compétences des services administratifs susceptibles de vous aider ou de répondre à vos interrogations.
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