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Pour l’organisation ou l’animation de leurs manifestations occasionnelles, les associations peuvent avoir recours à différents types de collaborateurs rémunérés ou non.
1 – Les bénévoles
Une association fait régulièrement appel à des bénévoles pour l’organisation et la mise en place de ses manifestations. Dans ce cas de figure, aucune rémunération, sous quelle forme que ce soit, ne doit être versée. Bien évidemment, lorsque le bénévole engage des dépenses pour le compte de l’association, il peut être remboursé ; ce remboursement de frais n’est pas considéré comme une rémunération. Des règles bien précises s’appliquent aux dépenses engagées par les bénévoles pour le compte et dans l’intérêt de l’association. Ainsi, les frais remboursés :
• doivent être remboursés à l’euro près car toute majoration peut être qualifiée de rémunération déguisée. Les bases forfaitaires sont autorisées mais déconseillées.
• doivent être justifiés par des pièces comptables (factures, billets de transport, fiche de remboursement de frais…) que l’association devra conserver pendant 3 années civiles.
• doivent être justifiables, c’est à dire être nécessaires au fonctionnement de l’association et en rapport avec l’activité
• doivent avoir un caractère exceptionnel et non régulier.
Si une dépense, quel qu’en soit le montant, ne peut pas être justifiée, elle est automatiquement considérée comme un avantage en nature et peut être assimilée par les organismes sociaux à un salaire déguisé et comme tout salaire soumis aux charges sociales.
Remboursement des frais
Le bénévole de l’association peut obtenir directement le remboursement de ses frais dans le cadre de l’exercice de son activité associative, pour des frais réels et justifiés ; pour être remboursés, ces frais doivent être proportionnés à l’activité exercée. L’association peut aussi choisir le remboursement forfaitaire des frais des bénévoles. Dans ce cas les remboursements suivront le modèle applicable aux salariés.
Les frais kilométriques
Pour les frais kilométriques, l’association pourra mettre en place, en accord avec ses bénévoles, un barème dans la limite du barème fiscal en vigueur.
Les frais de repas et d’hébergement
Pour les frais de repas et d’hébergement est généralement appliqué le barème forfaitaire des salariés. L’association peut également mettre à la disposition de ses bénévoles des chèques-restaurant. Ces derniers pourront régler leurs frais de restauration avec ces chèques repas selon le même fonctionnement que les tickets-restaurants. Il est admis un chèque par
jour d’activité bénévole. En 2011, la limite d’exonération pour le titre-repas du bénévole est fixée à 5€80. Pas de charges fiscales ou sociales sur ces titres, non soumis à l’impôt sur le revenu.
Réduction d’impôt
Il est possible pour un bénévole de renoncer expressément à des remboursements de frais personnels et de volontairement en faire don à une association à but non lucratif (l’instruction 5 B-11-01 du 23/02/2001 vise les frais engagés par les « bénévoles » notion plus large que « membre »). L’activité de l’association doit présenter un caractère d’intérêt général au sens des dispositions des articles 200 et 238 bis du code général des impôts (elle peut demander à être reconnue comme telle auprès de la Direction Départementale des Finances Publiques). En contrepartie de la remise d’un renoncement écrit à tout remboursement, l’association délivre alors un reçu fiscal au bénévole donateur correspondant au montant des frais supportés. Elle les comptabilise en dépenses (frais) et en recettes (dons), opération blanche pour l’association et conserve dans sa comptabilité la justification des frais (factures ou document en tenant lieu, billets ou décompte des kilomètres) et la déclaration de renoncement au remboursement.
Sous réserve de la présentation de justificatifs, et après vérification que ces frais ont étés engagés conformément à l’objet social de l’association), l’administration fiscale accorde une réduction d’impôts sur le revenu au bénévole (66% des sommes déclarées).
2 – Les collaborateurs rémunérés
a) Le travailleur indépendant
Dans le cadre d’une activité occasionnelle, l’association peut avoir recours à un travailleur indépendant pour effectuer une prestation rémunérée. Il peut s’agir de conférenciers, consultants, intervenants artistiques, etc.. Attention : Il y a un certain nombre de points à respecter. Quand une association fait appel au service d’un travailleur indépendant, elle doit s’assurer que celui-ci est bien en règle. La loi du 11 février 1994 précise les deux obligations fondamentales à respecter :
• Le travailleur indépendant doit être régulièrement immatriculé.
• Un travailleur indépendant est une personne physique exerçant une activité professionnelle dans un cadre indépendant. Pour pouvoir exercer légalement ses activités, il doit être régulièrement immatriculé au régime fiscal et social obligatoire des travailleurs indépendants. Si cela n’est pas le cas, l’association, qui emploie ce travailleur, risque d’être condamné au titre de la législation sur le travail illégal (travail dissimulé).
• Il ne doit pas y avoir de lien de subordination.
• L’association doit s’assurer du caractère indépendant de la prestation.
• Le recours à un travailleur indépendant implique que le travail effectué se fasse en dehors de tout lien de subordination. Dans le cas contraire et en cas de contrôle, le contrat pourrait être requalifié en contrat de travail (avec toutes les charges que cela induit !). Les deux parties ne sont pas liées par un contrat de travail mais par un contrat d’entreprise. A
l’issue de la prestation, ce sont des honoraires qui sont versés et non une rémunération. A savoir : Si l’association fait intervenir un travailleur indépendant en lui fournissant un public ou les moyens de travail, il sera considéré comme salarié de l’association le temps de l’intervention (formateur, professeur par exemple …)
b) Le salarié
Pour rappel, un salarié est une personne qui travaille pour le compte et sous la direction d’une autre en contrepartie du versement d’un salaire. Les rapports entre l’association et ses collaborateurs sont soumis au droit commun du travail. Au cours d’une manifestation, il est possible que l’association fasse ponctuellement appel aux compétences, aux savoirs d’un collaborateur salarié. Le fait d’employer quelqu’un pour une courte durée (durée de la manifestation), n’exonère pas l’association des devoirs de tout employeur :
• établissement d’un contrat de travail,
• immatriculation aux différentes caisses de cotisations,
• paiement des cotisations sociales,
• délivrance d’un bulletin de paie, etc.
Ainsi, tous les salariés d’une association, même les salariés qui travaillent à temps partiel (même quelques heures par mois) doivent avoir signé un contrat de travail écrit comportant les mentions exigées par la loi (fonction du salarié, nature et durée du contrat, horaires de travail, rémunération, durée de la période d’essai…). Suivant l’activité mise en place, des dispositions existent afin de faciliter l’embauche de salariés occasionnels. C’est notamment le cas pour l’embauche de sportifs, l’embauche d’animateurs dans les centres de vacances et de loisirs et l’embauche d’artistes du spectacle et/ou de technicien qui concourent au spectacle vivant.
c) Les artistes occasionnels
L’organisation occasionnelle de spectacles vivants (pièces de théâtre, opéras, comédies musicales, concerts, chorales, fanfares…) suppose parfois l’engagement d’artistes ou de techniciens. Concernant les démarches administratives quant à leur embauche, deux possibilités sont offertes à l’association employeur :
• Elle peut effectuer elle-même les différentes tâches lui incombant c’est-à-dire établissement du contrat de travail, du bulletin de salaire, affiliation aux différentes caisses de coti- sations en sachant que pour ces salariés des caisses de cotisations spécifiques existent….
• Elle peut avoir recours gratuitement au GUSO (Guichet Unique pour les Spectacles Occasionnels) Mis en place depuis la loi du 2 juillet 1999, le Guichet unique a été créé en vue de simplifier les démarches administratives des organisateurs occasionnels de spectacles vivants, qui emploient, sous contrat à durée déterminée des artistes ou des techniciens qui concourent au spectacle vivant. Ce guichet est basé à Annecy. Sont considérés comme organisateurs occasionnels de spectacles vivants :
• Les personnes physiques : particulier, commerçant, profession libérale.
• Les personnes morales de droit privé : association, société commerciale, comité d’entreprise, comité des fêtes.
• Les personnes morales de droit public : collectivités territoriales, établissements publics, services de l’État. Par le biais du Guichet unique, l’organisateur accomplit, en une seule fois et auprès d’un seul organisme, toutes les formalités liées à l’embauche d’une personne. La démarche est simple : Le salarié embauché remet à l’employeur un carnet Guichet unique qu’il a en sa possession afin qu’il puisse le remplir. A défaut, sur simple appel, le guichet unique délivre sous 48 heures des formulaires pré-renseignés aux coordonnées de l’employeur. Toutefois, pour bénéficier de ces services, les organisateurs occasionnels doivent :
• Ne pas avoir pour activité principale l’exploitation de lieu de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles ;
• Organiser des spectacles dans la limite de six représentations par année civile ;
• Employer sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle (article L.7121-2 du code du travail) et des techniciens qui concourent au spectacle vivant.
d) A savoir : Le chèque-emploi associatif
Il s’agit d’une offre de service du réseau Urssaf pour favoriser l’emploi en milieu associatif. Il permet aux associations employant (ou souhaitant employer) au plus 9 salariés équivalents temps plein, soit 14 463 heures dans l’année, quel que soit le nombre de salariés, à temps plein ou à temps partiel, de remplir toutes les formalités liées à l’embauche de personnel :
• les formalités liées à l’embauche sont réalisées à l’aide d’un seul document : le volet « identification du salarié ». Pour plus de simplicité, il peut être rempli en ligne sur internet.
• Une seule déclaration pour le calcul des cotisations de Sécurité sociale, d’assurancechômage, de retraite complémentaire et de prévoyance auprès d’un seul interlocuteur : le centre national Chèque Emploi Associatif, à l’aide d’un seul document : le volet social. Le dispositif est géré par un centre dédié, le centre national Chèque Emploi Associatif. A noter que le recours au Chèque Emploi Associatif est subordonné à l’accord du salarié. A noter également que le chèque emploi associatif ne peut pas être utilisé par une association pour l’emploi d’un salarié qui relève du GUSO (article D 1272-3 du code du travail). Les banques délivrent gratuitement le carnet «Chèque Emploi Associatif» personnalisé au nom de l’association.
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